Newsy

Banki wydają 1–3 proc. swoich przychodów na druk i zarządzanie dokumentami. Jest duże pole do oszczędności

2016-07-01  |  06:40

W pełni cyfrowe biuro to jeszcze odległa przyszłość – podkreślają przedstawiciele firmy Lexmark. Dziś blisko 40 proc. procesów w bankach wciąż opiera się na papierowych wersja dokumentów. Zarządzanie dokumentacją i drukiem to dla instytucji finansowych znaczny koszt. Światowe trendy wskazują, że przeznaczają one na to 1–3 proc. swoich przychodów. Usprawnienia w tym procesie mogą więc przynieść znaczne oszczędności. Są też konieczne ze względu na coraz większą mobilność klientów i pracowników.

– 18 lat temu, w pierwszym dniu mojej pracy, usłyszałem hasło „digital office”, czyli biuro bez papieru. 18 lat później niewiele się zmieniło. Nadal papier jest podstawą wszystkich procesów, które odbywają się w bankach. Podając tutaj za instytutami badawczymi takimi jak IDC, w tej chwili 37 proc. procesów, które są przeprowadzane w bankach, jest nadal opartych na dokumentach w formie papierowej – mówi agencji Newseria Biznes Grzegorz Najda, prezes w firmie Lexmark Polska. – Z kolei KPMG podaje, że około 50 proc. kosztów w banku stanowią koszty ludzkie, a zasoby te potrzebne są do manualnego procesowania dokumentów w projektach.

W porównaniu do sytuacji sprzed 18 lat bankowość stała się bardziej mobilna. Już 30 mln osób ma dostęp do swojego konta online, a 5 mln osób ma zainstalowane aplikacje bankowe na swoim smartfonie. Również organizacja wewnątrz banku opiera się w dużej mierze na urządzeniach mobilnych. Mimo to przy sprzedaży pożyczek, kredytów czy otwieraniu kont w dużej mierze korzysta się z drukowanych dokumentów.

 Bez odpowiednich regulacji papier pozostanie nadal przez najbliższe kilka, być może nawet kilkanaście lat głównym nośnikiem informacji w bankach – podkreśla Grzegorz Najda.

Jak podkreśla, operacje związane z drukiem i zarządzaniem dokumentami stanowią stały koszt dla banków. Co ważne, instytucje finansowe zwracają uwagę nie tylko na koszty zakupu danych urządzeń, lecz także na koszty ich eksploatacji i serwisu.

– Oceniają oni wybór konkretnej platformy pod kątem tego, ile będzie ich kosztowała obsługa danego rozwiązania w okresie 4 czy 5 lat trwania kontraktu. W koszty całkowite, tzw. total cost of ownership, są wliczone zarówno cena nabycia sprzętu, jak i obsługi serwisowej, materiałów eksploatacyjnych, upgrade’ów i dostępności urządzeń – wyjaśnia Grzegorz Najda.

Sprawna obsługa posprzedażowa to nie tylko kwestia zmniejszania całkowitych kosztów eksploatacji urządzeń, lecz także ich ciągłej pracy. Banki często wybierają oferty, które zwalniają ich pracowników z obowiązku kontrolowania tego, czy dany sprzęt działa, czy działa prawidłowo, czy nie brakuje papieru. Dzięki czujnikom zainstalowanym w nowoczesnych maszynach firma je obsługująca może z wyprzedzeniem przewidzieć awarię i usunąć ją jeszcze zanim pracownicy banku ją zauważą.

– Jeśli chodzi o obszar druku i zarządzania dokumentami nadal obserwujemy duże możliwości oszczędności po stronie banków. Dużo pracy zostało już wykonane, bo to nie jest tak, że banki przegapiają te możliwości. Natomiast nadal istnieje w tym obszarze duża możliwość do zoptymalizowania kosztów – przekonuje Grzegorz Najda.

Optymalizacja kosztów to tylko jeden możliwy do osiągnięcia efekt. Kolejnym jest poprawa tzw. customer experience, czyli doświadczeń klienta banku. Tym bardziej że zmiana dostawcy usług finansowych staje się coraz łatwiejsza, widać więc coraz mniejszą lojalność klientów wobec banku.

 Wydaje się, że w tej chwili poważnym wyzwaniem dla banków jest także ograniczenie ryzyka i zapewnienie zgodności z wymaganiami nakładanymi przez regulatora rynku. Są to ryzyka związane z dostępem osób niepowołanych do informacji i do urządzeń w sieci. Chodzi również o ograniczenie ryzyka związanego z samym urządzeniem, czyli zabezpieczenie dostępu poprzez autoryzację i samych informacji przetwarzanych przez maszynę, drukowanych, skanowanych czy kopiowanych – wyjaśnia Grzegorz Najda.

Czytaj także

Kalendarium

Więcej ważnych informacji

Kongres MOVE

Jedynka Newserii

Jedynka Newserii

Infrastruktura

Sektor ochrony zdrowia odpowiada za większe emisje CO2 niż lotnictwo. Zielone zmiany wymagają drastycznego przyspieszenia

Sektor ochrony zdrowia ponosi znaczące konsekwencje wynikające z rosnącej liczby ekstremalnych zjawisk klimatycznych, ale też poważnego zanieczyszczenia powietrza, a koszty z tym związane będą rosły. Z drugiej strony sam sektor też się przyczynia do zmian klimatycznych – odpowiada za 4 proc. emisji CO2, czym wyprzedza takie branże jak żegluga czy lotnictwo. O potrzebie przyspieszenia zielonych zmian w ochronie zdrowia coraz więcej się mówi, ale to wymaga konkretnych działań. Temu ma służyć powołana właśnie do życia Zielona Koalicja dla Zdrowia, w której uczestniczy prawie 30 podmiotów i której patronuje m.in. Narodowy Fundusz Zdrowia.

Ochrona środowiska

Nowa kadencja samorządów pod znakiem działań energetycznych i klimatycznych. 15 mld euro z UE może przyspieszyć zmiany w tym zakresie

Do wyborów samorządowych pozostał nieco ponad tydzień. Jak pokazuje nowy raport Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju, na samorządowców nadchodzącej kadencji będzie czekać wiele wyzwań związanych z energetyką i polityką klimatyczną, które wynikają zarówno z regulacji UE, jak i oczekiwań społecznych. Jednak w praktyce możliwości aktywnego działania samorządów w tym obszarze są tak szerokie, jak umożliwiają im to regulacje prawne. – Tutaj pewnych rozwiązań po prostu nie ma albo są w dość dokuczliwy sposób szczegółowe i stwarzają samorządom duże trudności. Dlatego potrzebna jest interwencja rządu, żeby umożliwić samorządom aktywne działania – ocenia dr Wojciech Szymalski, prezes Fundacji Instytut na rzecz Ekorozwoju.

Prawo

Postęp technologiczny rewolucjonizuje pracę specjalistów ds. finansów. Stają się strategicznymi doradcami biznesu

Częste zmiany regulacyjne i postęp technologiczny wymuszają na specjalistach ds. finansów ciągłe nabywanie nowych kompetencji, doszkalanie i uaktualnianie swojej wiedzy. Ci, którzy potrafią się dostosować do szybkich zmian i wesprzeć swoimi umiejętnościami rozwój biznesu, mogą jednak liczyć na większe możliwości rozwoju kariery. – Finanse operują w świecie, który coraz szybciej się zmienia. To powoduje, że w przyszłości ludzie z obszaru finansów będą musieli poświęcać dużo więcej energii na to, żeby dotrzymać tempa – mówi Kuba Neneman, head of finance.ai, commercial data science manager w Shellu.

Partner serwisu

Instytut Monitorowania Mediów

Szkolenia

Akademia Newserii

Akademia Newserii to projekt, w ramach którego najlepsi polscy dziennikarze biznesowi, giełdowi oraz lifestylowi, a  także szkoleniowcy z wieloletnim doświadczeniem dzielą się swoją wiedzą nt. pracy z mediami.